Cómo Socializar la Documentación de los Procesos

Cómo Socializar la Documentación de los Procesos

Una vez que Usted y su equipo hayan realizado toda la documentación del sistema de calidad, entonces ya estarán listos para poner en práctica esos nuevos documentos y estándares en la empresa.

De acuerdo a su plan de implementación, Usted debe avanzar proceso por proceso y de acuerdo a los requisitos sobre los cuales estos son responsables directamente o simplemente participantes.

Siga los siguientes pasos para la implementación de las nuevas actividades o estándares:

1. Haga reuniones en las áreas para socializar los nuevos procedimientos o estándares, explicando el significado o el objetivo de cada requisito aplicado.

2. Haga manuales de procedimientos para consulta del personal de cada área o proceso.

3. En esta etapa, el personal debe ejecutar los procesos y aplicar los registros de su ejecución.

4. Capacite al personal en el diligenciamiento de los registros nuevos o re-diseñados.

5. Haga seguimiento a la utilización de los registros. Acepte la retro-alimentación que le hagan y ejecute los cambios que se requieran.

6. Para lograr el éxito en la implementación, es importante mantener la sistematicidad, es decir que los procedimientos se ejecuten organizada y cumplidamente de acuerdo a los criterios establecidos de modo, tiempo y lugar.

7. Es posible que en esta etapa surjan, por necesidad de los mismos empleados, instrucciones más detalladas de determinadas actividades o listas de chequeo.

Para lograr el éxito en esta etapa usted tiene que coordinar los esfuerzos del personal y el paso a paso para que haya una buena asimilación de los conceptos y se vaya arraigando una nueva forma de hacer las cosas.
 

 
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Importancia de la documentación de un sistema de calidad

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Cómo Organizar la Documentación de su Empresa

Cómo Organizar la Documentación de su Empresa

El manejo de la documentación es un reto diario, ya que es una de las mayores fuentes de desorden en la empresa.

La documentación implica el manejo de la información crítica de la empresa para la toma de decisiones efectivas y oportunas en todos los procesos.

Por eso es importante que usted, como empresario o gerente, se familiarice con ciertas técnicas para el manejo correcto de la información y de la documentación y así mismo pueda controlar a quienes a diario están en contacto con ella, o sea con todos.

La documentación es una parte necesaria de cualquier sistema de gestión y desde luego para que un sistema de gestión cumpla realmente con sus requisitos.

Muchos críticos de la Norma ISO 9001 dicen que la empresa se “empapela” con la Norma ISO 9001. Pero eso lo que significa realmente es que no se ha hecho un buen trabajo de comprensión e implementación de la Norma ISO 9001.

En términos prácticos usted deberá seguir los siguientes pasos para estructurar la documentación del sistema:

1. Definir los procesos de su empresa. Recuerde que un proceso es un conjunto de actividades que cumplen un objetivo determinado.

2. Definir el diseño o estilo de los formatos o formularios para la documentación de procesos, procedimientos, instructivos y registros.

3. Hacer un inventario de los documentos y registros que tengan actualmente en su empresa, para ser revisados a la luz de los requisitos de la Norma ISO 9001.

  • Clasifique los documentos de acuerdo a los procesos definidos anteriormente.
  • Verifique su utilidad.
  • Recoja los documentos viejos y obsoletos que suelen estar en los puestos de trabajo y delos de baja.
  • Haga un listado final de los documentos y registros que quedan.

4. Organizar los documentos en carpetas físicas o electrónicas, de acuerdo al tipo de documento asi:

  • Los procesos,
  • Los procedimientos de Norma ISO 9001,
  • Los procedimientos propios de su empresa,
  • Los registros,
  • Los documentos externos,
  • Las normas legales.

5. Documentar los procesos. Esto significa escribir los documentos que Usted cree que faltan o que hay que ajustar, según el diagnóstico inicial realizado. También puede:

  • Utilizar documentos pre-diseñados, estos son generalmente procedimientos ISO 9001 y algunos administrativos típicos de cualquier empresa, y ajustarlos a la realidad de la organización.
  • Utilizar algún software para sistematizar la documentación.

Tenga claro que el nivel de amplitud y detalle de la documentación lo define usted y de acuerdo al grado de importancia para el logro de los resultados.

6. La Norma ISO 9001 exige que se controle la información documentada (documentos y registros del sistema). Por lo tanto usted deberá contar con una herramienta para llevar a cabo el control de los documentos y los registros. Comúnmente se trata de un listado en Excel, donde se relacionan cada de los documentos vistos anteriormente o también puede hacerlo a través de un software para tal fin.

7. Hacer un manual del sistema de gestión de calidad. Aunque este ya no es un requisito de la Norma ISO 9001 – 2015 sigue siendo recomendable tener uno. Normalmente este documento se hace al final cuando estén todos los demás documentos necesarios definidos.

El manual de calidad es la descripción de cómo el sistema de gestión de calidad responde a cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001. Nuevamente Usted puede utilizar una plantilla pre-diseñada la cual deberá ajustar cuidadosamente a la realidad de sus procesos.
 

 
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Cómo Documentar un Proceso Empresarial

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Documentar un proceso es vital para cualquier sistema de gestión. Sin embargo muchas veces se observan procesos deficientemente documentados. En este articulo doy algunas pautas sobre como hacerlo bien.

Recordemos que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas o resultados.

Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 5 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación:

  • El objetivo del proceso,
  • Las actividades,
  • El producto del proceso o resultado final,
  • Los indicadores de gestión,
  • Los controles del proceso.

Para un sistema de calidad son muy importantes estas partes por que aquí se sustenta la eficacia y la mejora continua de los procesos.

  • El levantamiento del proceso se debe realizar con el personal a cargo del mismo.
  • Empiece a describirlo en una “hoja en blanco”. No use por el momento formatos o plantillas pre-diseñadas. Déjelas para el final.
  • El éxito de un proceso documentado, es la síntesis de las actividades que se realizan.

Pasos a seguir:

1. Determine claramente el objetivo del proceso. El “para que” se realizaría ese proceso. Sea concreto, no revuelva la misión, ni la visión, ni los valores de la empresa en el objetivo.

2. Determine el o los productos del proceso, que se espera y en que condiciones será el resultado final.

3. Identifique las entradas claves del proceso y sus respectivos procesos proveedores.

4. Establezca la primera fase como de planificación del proceso.Que recursos requieren ser planificados? personas, maquinas, tiempo?

5. Haga un flujo libre de pasos, puede ser con símbolos o el simple texto.

6. Verifique que cada paso enunciado cumpla con las 3 condiciones: ¿Es necesario? ¿ Transforma las entradas?  ¿Esta enfocado a satisfacer al cliente? Si algún paso no agrega valor entonces, trate de eliminarlo o minimizarlo.

7. Establezca las relaciones y la secuencia de los pasos, con lineas. No se preocupe por armar una red al detalle con todas las opciones posibles, sino por comprender si las actividades apuntan al objetivo. La realidad es mucho mas compleja que un flujograma.

8. Agrupe los pasos de acuerdo a su afinidad, en fases o etapas. Ud. debe tratar de hacer un proceso con el menor número de actividades. Quienes usen dicho documento apreciarán la brevedad y claridad del mismo.

9. Identifique o cree las actividades de verificación importantes. Extraígalas del flujo y reúnalas en el Plan de Seguimiento y Medición (controles del proceso). De esta forma Usted habrá organizado el flujo del proceso de acuerdo al ciclo PHVA. (En la ficha o caracterización del proceso se especifica el plan de seguimiento y medición. Posteriormente ese plan dará paso a las listas de verificación o chequeo del proceso).

10. Verifique que el producto final del proceso corresponda con lo esperado.

11. Identifique los subproductos o salidas secundarias y sus respectivos procesos clientes.

12. Determine los indicadores de resultados del proceso verificando su alineamiento con el objetivo establecido del proceso.

13. Diseñe el formato o la plantilla donde documentará el proceso levantado.

14. Si se identifican fases o etapas muy largas o complejas se sugiere levantar un procedimiento específico para esa parte.

Siga estas instrucciones para lograr un documento que de verdad agregue valor a sus organización.

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Importancia de la documentación de un sistema de calidad

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el “saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento difícilmente logrado, se podría perder.

Hay varias razones de importancia que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar:

1. La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos. Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación (o estándar) que se debe mantener para lograr unos resultados esperados.

2. La planificación organizacional. En cualquier nivel de la organización, al documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

3. Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los registros, que son un tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

4. Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

5. Mejoramiento de procesos. La documentación, nos permite mejorar los procesos consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos. Con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.

6. Capital intelectual. Los documentos guardan el valor mas importante de una empresa, que es su capital intelectual, el saber hacer algo bien hecho y por el cual las personas estan dispuestas a pagar. El no documentar apropiadamente pone en riesgo la capacidad de atender un mercado. Documentar apropiadamente permite a la empresa generar valor del conocimiento adquirido y volverlo ingreso, por eso se le llama capital intelectual.

De acuerdo a todo lo anterior, los documentos deben presentar unas ciertas características para que sean efectivos:

  • Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos.
  • Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer mediante una codificación que no induzca a errores.
  • Estar disponibles cuando se requieran.
  • Deben ser revisados y actualizados periódicamente.
  • Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el estado de su revisión.
  • Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos que puedan inducir a confusiones.

Además para los registros, estos deben:

  • Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).
  • Estar accesibles para su consulta.
  • Protegidos y seguros, para preservar la información de las condiciones ambientales y de personas no autorizadas.
  • Los registros deben tener una disposición final. Una vez se haya cumplido el tiempo de retención qué se va hacer con ellos.

Por ultimo, lo anterior debe estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de la Norma ISO 9001.
 

 
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