¿Lleva usted listas de chequeo de las actividades que usted o sus subalternos realizan?

La lista de chequeo es la herramienta mas fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine del plan de seguimiento y medición de los procesos.

Sinembargo si usted no ha documentado sus procesos, tambien puede llevar listas de chequeo. Aquí le doy algunas bases para ayudarlo a controlar cualquier tipo de actividad.

En esencia el principal beneficio de llevar una lista de chequeo es asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos. Sinembargo lo más importante es que se asegure el cumplimiento de los aspectos que afectan la calidad del resultado final del proceso o actividad.

Otros beneficios de llevar una buena lista de chequeo:

  • Deja trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones necesarias.
  • Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.
  • No se apega a la memoria de las personas, generando sistematicidad en la realización de las actividades.
  •  Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.

Pasos a seguir:

1. Haga la lista de actividades o tareas a verificar.

2. Determine qué atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) de cada actividad se deben verificar. Indague a las personas que realizan la actividad, cuales son las fallas más frecuentes que se les presentan.

3. Del paso anterior determine la importancia o impacto de cada atributo y variable en el resultado final. Califique la importancia de 1 a 5.

4. Solo aplique la supervisión a las variables o atributos con calificación 4 y 5.

5. Defina la frecuencia de verificación: Mensual, Quincenal, Semanal, Diaria. Y la hora en que se realizará la verificación.

6. La frecuencia de verificación se establece con base a la importancia calificada en cada actividad. Algo muy importante deberá ser más frecuentemente verificado.

7. Defina quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, trate de distribuir las responsabilidades de verificación entre todas las personas que participan, de tal manera que se enfoquen en unos pocos atributos o variables a controlar. Así es más facil realizar la verificación.

8. Diseñe el formato de verificación. Dependiendo del volumen de información recopilada se pueden requerir formatos individuales para cada frecuencia de verificación.

9. Todos las listas de chequeo deben ser controladas como registros del sistema de calidad.

Tenga en cuenta que la lista de chequeo la debe aplicar quién realice las actividades.

La lista de chequeo de un supervisor se debe centrar en verificar el cumplimiento de las listas de chequeo o demás controles existentes aplicados por los subalternos.

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