Para la gerencia es de vital importancia saber si el sistema de calidad le esta generando los resultados esperados y que la inversión realizada va por buen camino.

En este articulo doy las bases para manejar y controlar el flujo de información que Usted como gerente necesita para poder tomar decisiones correcta y oportunamente.

Una vez se han ajustado los procesos de acuerdo a la Norma ISO 9001 se debe iniciar de inmediato la medición, el reporte y análisis de la información con el fin de evaluar la eficacia de los resultados y determinar si hay necesidad de tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora.

Los registros son los medios utilizados para generar la información de la gestión realizada en el dia a dia. Estos constituyen la evidencia para evaluar cómo se estan desarrollando los procesos.

Siga los siguientes pasos:

1. Determine las fuentes de información y la recopilación de los datos.

La información proviene de los registros establecidos por cada proceso en relación con:

  • Indicadores de procesos,
  • Indicadores de resultados,
  • Medición de la satisfacción del cliente,
  • Control de salidas no conformes,
  • Auditoría interna,
  • Acciones correctivas,
  • Acciones de mejora,
  • Revisión por la dirección

Determine los métodos y los registros más adecuados para capturar la información requerida.

Defina los responsables de hacer las mediciones o el seguimiento a los procesos y a las características de los productos o resultados finales de acuerdo a lo establecido en la documentación.

También defina los responsables de recopilar y reportar de los procesos. Este punto permite verificar que se cumpla con las mediciones y seguimientos de los procesos.

Es conveniente utilizar una hoja de datos para organizar y controlar los datos, responsables y periodos de entrega de la información. También es útil llevar una plantilla para el manejo de indicadores para ayudar a su interpretación y análisis.

2. Procesamiento de la información.
Una vez obtenidos los datos de acuerdo al periodo establecido por cada líder de proceso, se construyen los indicadores dependiendo de las fórmulas establecidas y las unidades de medida.

3. Análisis de datos.  En este paso se realiza la interpretación de los resultados obtenidos observando las características y tendencias del proceso, la conformidad con los requisitos del producto, la retroalimentación del cliente, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo las acciones preventivas, correctivas y los planes de mejora.

4. Seguimiento y mejora.

Los líderes de los procesos deben asegurar que se cumpla todo el ciclo del flujo de información, desde la medición hasta el reporte de los datos, según los objetivos definidos para cada proceso. Además deben determinar la necesidad de iniciar planes de acción correctivos, preventivos o de mejora, según los resultados obtenidos por sus procesos.

5. Informes de gestión de la calidad.

Solicite a los líderes de los procesos informes de gestión mensualmente, dónde se haga énfasis de los resultados de los procesos y los productos o servicios. Esta información es la materia prima para tomar acciones sobre los procesos.

6. Auditorías.

Finalmente toda la información analizada sistemáticamente y las decisiones tomadas sobre los procesos, es la misma información  que se utilizará como evidencia para las auditorías internas y externas, por lo cual es importante mantenerla debidamente organizada para su presentación. De manera previa a cada auditoría interna o externa que se realice, esta información hace parte de las entradas para realizar la revisión por la dirección.

Espero que este articulo haya sido de utilidad para Usted.