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Cómo mejorar los procesos

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Una de las deficiencias mas frecuentes en la administración de un sistema de calidad es precisamente la carencia de sistematicidad. Aunque en realidad la falta de sistematicidad se puede presentar en general en todos los demás campos de una empresa.

Cuando una empresa está en proceso de implementación de una norma de calidad, la sistematicidad se puede presentar producto de la obligación de cumplir con un cronograma de trabajo o proyecto. Pero cuando la empresa alcanza el objetivo, ese impulso que trae se va diluyendo en el tiempo y el sistema de calidad empieza a morir por falta de actividad y solo cuando se acercan nuevas auditorías, los responsables de los sistemas y procesos, vuelven a poner en marcha los procedimientos.

Asi ocurre recurrentemente en muchas empresas donde la cultura organizacional hacia la calidad o el logro de los objetivos no es fuerte.

Para empezar a mejorar procesos, es importante entonces lograr una mirada global al sistema antes de profundizar en cada proceso.

Por lo tanto que es Sistematicidad?

Sencillamente, es el grado en que un método es aplicado de manera organizada y periódica.

Veamos un ejemplo: En el manejo de los productos no conformes en una empresa. No basta con definir el procedimiento, desplegarlo y explicarlo al personal para que lo aplique. Usted debe asegurar que el procedimiento se aplique organizada y periódicamente. ¿Cómo se puede asegurar? depende de la naturaleza de cada producto o servicio realizado.

En el fondo la falta de sistematicidad es falta de planificación del sistema. En un sistema de calidad, ésta se puede subsanar con un plan de calidad, donde se establezca a nivel organizacional, proceso por proceso, área por área, la realización de actividades, controles  o procedimientos especificos con sus periodicidades y responsables definidos.

El responsable del sistema de gestión de calidad debe garantizar que todos los dueños y participantes de los procesos cumplan a tiempo con la ejecución de actividades y procedimientos establecidos.

Estos son algunos temas que deben ser asegurados en un plan de calidad:

  • Realización del reporte y gestión oportuna de los productos no conformes,
  • Tomar las acciones correctivas cuando correspondan,
  • Tomar las acciones preventivas requeridas,
  • Gestión correcta y oportuna  de las quejas de los clientes,
  • Cumplimiento del plan de calidad,
  • Cumplimiento del plan de calibración,
  • Realización de las re-evaluaciones de los proveedores,
  • Cumplimiento de las evaluaciones del desempeño del personal.

Conclusión: Se debe asegurar primero que se cumplan las actividades y procedimientos establecidos antes de entrar a evaluar la eficacia. Si no se hace así se puede presentar un sesgo en los datos o la información que impediría realizar un análisis adecuado.

7 comentarios de “Cómo mejorar los procesos

  1. Edwin Roberto Montenegro dice:

    Todo lo que planteas se encuentran enmarcados en los aspectos a considerar en un Plan de Mejhora continua de la calidad, evidentemente que este debe aplicarse ya sea en cada una de las estrucutras organizacionales de la Empresa o Institución, previo análisis de los puntos criticos, otro aspecto es de que en cada una de esas estructuras debe conformarse un circulo de calidad que revise el proceso particular atrtribuible a su función, es decir el Plan es integral, puede abarcar a toda la empresa o institución o dirigirse a estructuras priorizadas, que se supone son las que tienen mayores problemas en su quehacer de cara a la calidad y la eficiencia. No negamos que debe haber uba estructura de tipo comando a nivel central o un Dpto de Calidad que monitoree en base a una tabla de mando los principales indicadores de la Empresa o Institución, que le permita evidenciar el avance o limitaciones en el cumpolimiento del Plan.
    Por otro lado todos deben conocer cual es su papel en el desarrollo exitoso del Plan, conocer las actividades a ser realizadas, el plan debe ser debidamente evaluado e identificar las áreas donde se tienen limitaciones para su cumplimiento, dar a conocer al personal los resultados y tomar las medidas correctivas en una acta de compromiso de gestión. Saludos

  2. ADRIAN AMBROCIO TORRES dice:

    HOLA FERNANDO ME ALEGRA MUCHO SALUDARTE Y DESEARTE QUE TENGAS UN BUEN DIA, TE AGRADESCO MUCHO POR LA INFORMACION Y APOYO QUE ME BRINDAS, DE VERDAD QUE SI ESTOY MUY INTERESADO EN LA ACTUALIZACION DE CONOCIMIENTOS DE LA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD, NO SE COMO SERIA MAS FACIL DE PORDER ESTAR EN CONTACTO CON TIGO YA QUE DONDE ESTOY TRABAJANDO ME TOCA ESTAR MUCHO EN EL CAMPO (AREA RURAL) Y SE ME DIFICULTA MUCHO EL ACCESO A INTERNET, TENGO LA CONEXION DE DOS A TRES VECES EN LA SEMANA, EN TONCES NO SE COMO HARIAMOS, Y MI FACE EL ADRIAN TORRES, TE AGRADESCO DE NUEVO POR LA ATENCION PRESTADA, SI ALGO ME INFORMAS POR EL CORREO adritorres72@yahoo.es O POR EL FACE ADRIAN TORRES. MIL GRACIAS Y QUE ESTES MUY BIEN.

    • falzatev dice:

      Hola Adrian, muchas gracias por tu contacto y aquí siempre presente en ayudar en lo que se pueda!

  3. Gilda Sanchez dice:

    Como siempre, excelente articulo y como siempre de mucha utilidad. Gracias por compartirlo.

  4. Fernando Alzate Velasquez dice:

    Si tienen alguna pregunta o deseas hacer algún aporte por favor sientete libre para opinar…

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