Uno de los mayores retos que enfrentan las empresas es lograr que su personal realice las actividades de manera idéntica cada vez que sea necesario. El cómo estandarizar los procesos es crucial para garantizar que los productos y servicios entregados a los clientes cumplan consistentemente con los requisitos establecidos.
Importancia de la estandarización de procesos
Lograr que los procesos se realicen de forma estandarizada es vital para mantener la conformidad con los requisitos de calidad en los productos y servicios. Además, estandarizar los procesos permite un control más efectivo de los costos, lo que a su vez optimiza la operación y mejora la eficiencia.
Además la estandarización permite lograr que los procesos de producción o prestación de servicios en diferentes centros o unidades de producción se realicen de la misma forma bajo los mismos parámetros de control. Por ejemplo si usted ha pensado en expandir su empresa abriendo otras sucursales o vendiendo franquicias, una de las primeras cosas a hacer es lograr la estandarización de los procesos para que se pueda replicar el éxito del negocio.
Este es otro gran beneficio que le aporta la Norma ISO 9001 a su empresa, ya que los procesos se estandarizan siguiendo unos lineamientos bien claros y concretos y enfocandose en cumplir los requisitos del producto o servicio y los del cliente.
Beneficios de la estandarización según la Norma ISO 9001
Uno de los grandes beneficios que la Norma ISO 9001 aporta a tu empresa es que establece un marco claro para la estandarización de procesos. Siguiendo sus lineamientos, puedes garantizar que los procesos se alineen con los requisitos del producto, del cliente y con las normativas legales aplicables.
¿Qué significa estandarizar un proceso?
Estandarizar los procesos implica establecer un nivel de operación basado en un estándar específico para cumplir con las especificaciones del producto o servicio, los requisitos del cliente y las normativas legales. La ISO 9001 proporciona la estructura necesaria para organizar estos estándares dentro de tu empresa.
Pasos para estandarizar los procesos en tu empresa
Si te preguntas cómo estandarizar los procesos en tu empresa, aquí te presentamos los pasos básicos para lograrlo de manera efectiva:
- Definir el método actual a estandarizar: Identifica el proceso que necesita estandarización y documenta cómo se lleva a cabo actualmente.
- Realizar un análisis comparativo: Compara el método actual con el estándar o la norma establecida que deseas implementar. Identifica las diferencias y ajusta el método según sea necesario, incorporando registros de control.
- Ensayar el nuevo método: Realiza pruebas piloto del método ajustado para asegurarte de que los cambios propuestos funcionan correctamente.
- Documentar el nuevo método: Una vez que los cambios han sido validados, documenta el proceso en forma de procedimientos, instructivos o registros, según la estructura documental de tu empresa.
- Desplegar el nuevo proceso al personal: Comunica los nuevos procedimientos a todo el personal involucrado y proporciona la capacitación necesaria para garantizar que todos entiendan la nueva forma de realizar las tareas.
- Implementar el nuevo proceso: Establece una fecha de lanzamiento para la ejecución rutinaria de los nuevos procedimientos. Asegúrate de estar disponible para resolver dudas y escuchar opiniones del personal.
- Hacer seguimiento y ajuste de indicadores: Monitorea el desempeño del proceso bajo los nuevos estándares y ajusta los indicadores de seguimiento si es necesario para reflejar la nueva realidad operativa.
* Método: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado.
Cómo dirigir la estandarización de los procesos
Paso 1: Diagnóstico y planificación inicial
El primer paso para estandarizar los procesos es realizar un diagnóstico detallado de la empresa. En esta fase, identificarás los métodos (procesos, actividades y procedimientos) que requieren estandarización según la Norma ISO 9001. Es fundamental priorizar los procesos a estandarizar y establecer un plan de trabajo con los dueños de cada proceso.
Paso 2: Análisis y ajuste de métodos
Una vez identificado qué procesos deben ser estandarizados, el líder del proyecto debe reunirse con su equipo de apoyo para realizar un análisis profundo de las diferencias entre el método actual y el estándar deseado. Este paso implica realizar ajustes en las actividades y/o documentos requeridos. Ver el artículo Cómo documentar un proceso
Frecuentemente en este paso se suelen identificar oportunidades de mejora o incumplimientos de requisitos que deben ser priorizados. Si alguno de estos aspectos es crítico para cumplir con la Norma ISO 9001, es fundamental abordarlo de inmediato. Esto se hace mediante acciones correctivas que de paso van a ayudar a demostrar el cumplimiento de los requisitos de mejora.
También se pueden presentar otras oportunidades de mejora, que no tienen impacto para la norma ISO 9001 pero son importantes para la empresa. La recomendación es que es mejor acometerlas después de la certificación, ya que se abren muchos frentes de trabajo que van a retrasar innecesariamente el proyecto de certificación. Recuerde que la clave es implementar un SISTEMA y que es importante ganar curva de aprendizaje para que poco a poco vaya asumiendo más capacidad de gestión.
Paso 3: Pruebas piloto y validación
Una vez que se han ajustado los métodos, es fundamental establecer un periodo de prueba o piloto con los líderes o dueños de los procesos y los participantes clave. Esta fase te permitirá observar cómo funcionan realmente los cambios propuestos. Si los resultados no son los esperados, es necesario volver a revisar y ajustar los métodos hasta que se logren los resultados deseados.
Paso 4: Documentación del método ajustado
Cuando los cambios han sido validados y funcionan correctamente, es momento de documentar el nuevo método. Este paso implica formalizar los procedimientos en forma de instructivos, registros o según la estructura documental establecida por la empresa. Una documentación clara y accesible es esencial para garantizar que todos los miembros del equipo sigan el mismo estándar.
Paso 5: Despliegue y capacitación del personal
Una vez documentado el proceso, es crucial desplegar los nuevos procedimientos al personal involucrado. La capacitación es un aspecto vital en esta fase, ya que garantiza que todos entiendan la nueva forma de realizar las tareas. Es importante asegurarse de que el personal esté bien preparado y que cualquier duda sea resuelta antes de la implementación final.
Paso 6: Implementación y lanzamiento de los nuevos procesos
Establece una fecha de lanzamiento para la ejecución rutinaria de los nuevos procedimientos, asegurando que se sigan según el orden de cada proceso. Durante esta etapa, es importante estar disponible para escuchar opiniones y solucionar dudas del personal. Mantén la mente abierta, ya que podrían surgir nuevas ideas o mejores formas de hacer las cosas que no se habían considerado anteriormente.
Paso 7: Seguimiento y ajuste de indicadores
El último paso para estandarizar los procesos es hacer un seguimiento continuo del desempeño del proceso bajo los nuevos estándares. Define o redefine los indicadores de seguimiento para medir la efectividad de los cambios implementados. Este monitoreo constante permitirá realizar ajustes cuando sea necesario y asegurar que el proceso estandarizado siga cumpliendo con los objetivos de la empresa.
Utiliza la siguiente plantilla estandarizar los procesos: clic aquí
Espero que este articulo haya sido de utilidad para usted.