La documentación de una empresa es fundamental para preservar su capital intelectual. Este “saber hacer” adquirido con la experiencia es vital para la estabilidad y el crecimiento de la organización. La documentación adecuada asegura que el conocimiento y las prácticas no se pierdan con el tiempo, lo que podría tener consecuencias negativas para la empresa.
A continuación, exploraremos las razones clave por las cuales la documentación de procesos es esencial para un Sistema de Gestión de Calidad:
1. Estandarización de los Procesos
¿Por qué es Crucial la Estandarización?
Para que un proceso sea estandarizado de manera efectiva, es necesario documentarlo detalladamente. La documentación asegura que todos los miembros del equipo sigan las mismas directrices, lo que contribuye a la uniformidad y calidad en la ejecución de los procesos.
Beneficios de la Estandarización Documentada
- Consistencia: Al estandarizar un proceso mediante documentación, se establece un nivel uniforme de operación, garantizando resultados predecibles y de calidad.
- Cumplimiento de Normas: Facilita la adherencia a normas y regulaciones específicas, asegurando que todos los procesos cumplan con los estándares requeridos.
2. Planificación Organizacional
El Rol de la Documentación en la Planificación
La documentación juega un papel crucial en la planificación organizacional. Documentar elementos clave como acciones, recursos y tiempos permite a los responsables de cada área enfocar sus esfuerzos en la consecución de objetivos y metas específicas.
Impacto de la Documentación en la Planificación
- Claridad y Dirección: Proporciona una guía clara sobre las tareas y responsabilidades, ayudando a los equipos a mantenerse enfocados en los objetivos.
- Gestión Eficiente: Facilita la asignación efectiva de recursos y la coordinación entre diferentes áreas de la organización.
3. Control de Actividades Realizadas
Importancia de los Registros en el Control
Los registros son un tipo específico de documentación que proporciona evidencia tangible de las actividades realizadas durante los procesos. Esta documentación es esencial para el control y evaluación de la gestión realizada.
Ventajas de Mantener Registros Adecuados
- Evidencia de Cumplimiento: Permite verificar que las actividades se han realizado según lo planificado.
- Evaluación de Desempeño: Facilita la evaluación del desempeño de los procesos y la identificación de áreas de mejora.
4. Auditorías
Documentación como Base para las Auditorías
Las auditorías de sistemas de gestión se basan en la documentación disponible. Los documentos representan los criterios de auditoría, mientras que los registros proporcionan las evidencias necesarias para la evaluación.
Proceso de Auditoría Documentada
- Comparación de Documentos: Se comparan los documentos con los registros para identificar hallazgos, fortalezas y debilidades del sistema.
- Mejora Continua: Las auditorías ayudan a identificar oportunidades para la mejora continua del sistema de gestión.
5. Mejoramiento de Procesos
Documentación para la Mejora Continua
Una documentación adecuada facilita la mejora continua de los procesos. Es importante que la documentación sirva a los procesos y no al revés, para evitar que se convierta en un obstáculo.
Claves para una Documentación Efectiva
- Flujo Documental Óptimo: Asegúrate de que la documentación siga un flujo lógico que facilite la ejecución de los procesos.
- Evitar Sobrecarga: La documentación debe ser útil y no generar una carga administrativa innecesaria.
6. Capital Intelectual
Valor del Conocimiento Documentado
La documentación guarda el capital intelectual de la empresa, que es el conocimiento valioso sobre cómo hacer bien las cosas. Documentar adecuadamente este conocimiento permite a la empresa capitalizar su experiencia y generar ingresos.
Características de una Documentación Eficaz
- Aprobación y Identificación: Los documentos deben ser aprobados por una persona competente y estar identificados claramente mediante codificación.
- Accesibilidad y Actualización: Deben estar disponibles cuando se necesiten y ser revisados periódicamente para asegurar su vigencia.
Requisitos para Registros
- Tiempo de Retención: Definir el tiempo durante el cual se almacenará la información generada.
- Seguridad y Disposición Final: Asegurar la protección de los registros y establecer un procedimiento para su disposición final una vez cumplido el tiempo de retención.
Conclusión
La documentación es una pieza clave en la implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Garantiza la estandarización de procesos, facilita la planificación, proporciona control sobre las actividades realizadas, y es esencial para la auditoría y el mejoramiento continuo. Además, conserva el capital intelectual de la empresa, convirtiéndolo en un activo valioso.
Para documentar correctamente los procesos, utiliza la siguiente plantilla y asegúrate de que todos los procedimientos estén alineados con los requisitos de la Norma ISO 9001.
Por ultimo, lo anterior debe estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de la Norma ISO 9001.
Estoy subscrita a sus artículos y he recibido hasta el sexto artículo, toda la información es muy valiosa para mi realmente me ha parecido de gran ayuda! muchas gracias por el aporte de sus conocimiento y permitirnos indagar más en el tema!.
Desearía hacerle una consulta, estoy implemento un SGC para mi empresa y empece haciendo el plan de trabajo, tengo entendido que después del diagnóstico puedo definir la planificación con sus respectivos recursos para lograr la implementación, mi consulta es:
1. Las auditorías internas las puedo realizar en la misma etapa de implementación, o es exclusivamente un tiempo para auditorías, siempre y cuando no se paralicen las actividades?
Por favor me gustaría si podemos profundizar la etapa de auditorías.
2. Puedo ya definir plan de acciones desde el diagnóstico?
Muchas Gracias
Hola, Diana muchas gracias por tu contacto.
La auditoría es un requisito que se debe cumplir al final de la implementación cuando todo este listo.
SI, con el diagnóstico se realiza el plan de trabajo.
Mil gracias por éste artículo. La pregunta es: ¿ Se sabe de empresas que estan cerficadas, pero a la vuelta de cierta teimpo se tiene que cerrar. Además,la rotació y/o despidos de personal es con mucha frecuencia. Qué papel cumple aquí la Certificación ISO 9001?.
explica claramente el “que” se tiene que hacer para llevar a cabo la parte de competitividad de una empresa, mas no de sobrevivencia
cuales son los beneficios de implementar la norma ISO 9001:2009