Cómo controlar los procesos

Una de las problemáticas con las que tienen que lidiar la mayoría de los empresarios y en los cuales se gasta un importante presupuesto es en el control de los procesos.

El Control de los procesos nos asegura que cumplamos con los parámetros de operación para lograr los resultados esperados, es decir que se cumplan con las especificaciones del cliente tanto en costo como en eficacia.

Es sin duda la forma más eficaz para evitar y disminuir las fallas, errores y defectos en los procesos y productos y asegurar la satisfacción final de los clientes.

Este es otro valor agregado que le aporta la Norma ISO 9001 a su empresa, ya que en su desarrollo se dan los lineamientos suficientes para realizar el control de los procesos de manera inteligente. En este articulo se dan algunas pautas y conceptos generales para entender cómo se realiza el control de los procesos.

El control de los procesos debe ser acorde a la complejidad de los productos y servicios que se fabrican o realizan.

Aplica para procesos de manufactura, servicios y la administración misma.

La esencia del control de proceso, es mantener bajo control la variabilidad que se presentan en todos los procesos y que generan desviaciones en el resultado final de cada proceso.

La variabilidad se presenta en todos los factores de producción, el personal, los métodos de elaboración, la maquinaria y equipos, el medio ambiente laboral y las materias primas y suministros utilizados. La variabilidad es originada por factores causales aleatorios y del sistema como tal.

Una herramienta de gestión clave para el control de los procesos es el plan de seguimiento y medición, documento que forma parte de la caracterización de los procesos. Cada proceso debe contar con un plan de seguimiento y medición para su control.

Para realizar el plan de seguimiento y medición se debe partir de las actividades de cada proceso. Recuerde que en la caracterización de cada proceso se deben haber definido los objetivos y los resultados (salidas) del proceso y sus correspondientes indicadores.

Veamos este ejemplo:

Pasos a seguir:

1. Tome la secuencia de actividades o etapas del proceso.
2. Determine la importancia de cada actividad o etapa para el logro de los resultados del proceso. Califique de 1 a 5, donde 5 es alta importancia. Tenga en cuenta el historial de fallas de los procesos asi el control se centra en los aspectos relevantes.
3. Del paso anterior, establezca que variables o atributos son importantes para lograr un resultado concreto de acuerdo a sus características de calidad.
4. Especifique el standard o especificación del control, que es contra el cual se van comparar las variables o atributos.
5. Defina el rango o los criterios de aceptación bajo los cuales se miden los resultados de la variables o atributos.
6. Defina el método de verificación para cada actividad: Cómo usted va hacer las verificaciones, qué técnica va utilizar, los instrumentos de medición y la frecuencia de cada verificación.  Puede ser un muestreo si se manejan productos masivos, una lista de chequeo o un indicador de proceso. Muchas veces la información no se puede obtener directamente del proceso sino por ejemplo de una base de datos que se genera al final del mes. Lo importante es que quede establecido en el plan de seguimiento y medición que se hará y quien lo hará.
7. Defina los responsables de la verificación.
8. Defina los registros de verificación, inspección o muestreos necesarios.
9. Determine el camino a seguir en el caso de el proceso no cumpla con los estandares o especificaciones de control establecidos. Esta será la guía a seguir por las personas en la ejecución de las actividades.
10. Elabore el plan de seguimiento (el ejemplo anterior).

  Recomendaciones adicionales:

• Una vez realizado el plan, defina los métodos o técnicas de verificación y sus formatos para registrar los datos.
• Capacite al personal que va a controlar los procesos, tanto en el manejo de los registros como en las técnicas especiales de verificación.
• No trate de poner un control a cada actividad, por que se puede congestionar y retrasar el proceso. Sea ponderado para establecer la importancia o criticidad de cada actividad.
• Trate de utilizar registros actuales para agregar los datos adicionales que requiera. De ser necesario rediseñe los formatos para unificar información.

Como consultor esta es una de las tareas más importantes que ayudo a definir en la Certificación de Calidad.

Espero que este articulo haya sido de utilidad para Usted.