Cómo Documentar Un Proceso Empresarial

Documentar un proceso bien es vital para cualquier sistema de gestión.  Aprenda en este articulo cómo hacerlo de manera correcta para aprovechar todos sus beneficios!

Recordemos que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas o resultados.

Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 6 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación.

Partes del proceso

• El objetivo del proceso,
• Las entradas del proceso,
• Las actividades,
• El producto del proceso o resultado final,
• Los indicadores de gestión,
• Los controles del proceso.

Para un sistema de calidad son muy importantes estas partes por que aquí se sustenta la eficacia y la mejora continua de los procesos.

• El levantamiento del proceso se debe realizar con el personal a cargo del mismo.
• Empiece a describirlo en una “hoja en blanco”. No use por el momento formatos o plantillas pre-diseñadas. Déjelas para el final.
• El éxito de un proceso documentado, es la síntesis de las actividades que se realizan.

Procedimiento:

Paso 1: Determine claramente el objetivo del proceso.

El “para que” se realizaría ese proceso. Sea concreto, no revuelva la misión, ni la visión, ni los valores de la empresa en el objetivo.

Paso 2: Determine el o los productos del proceso.

Qué se espera del proceso, sus salidas o resultados y las características o condiciones de sus resultados.

Paso 3: Identifique las entradas del proceso.

Defina cuales son los recursos de entrada que van a ser transformados o consumidos en cada paso del proceso y sus respectivos procesos proveedores.

Paso 4: Inicie con la etapa de planificación del proceso.

Establezca la primera fase como de planificación del proceso. Que recursos requieren ser planificados? personas, máquinas, materiales, tiempo?

Paso 5: Haga el diagrama de flujo del proceso.

Haga un flujo libre de pasos, puede ser con símbolos o el simple texto. Establezca las relaciones y la secuencia de los pasos, con líneas. No se preocupe por armar una red al detalle con todas las opciones posibles, sino por comprender si las actividades apuntan al objetivo.

Paso 6: Identifique las excepciones del proceso.

Un proceso de negocio no siempre puede seguir el mismo flujo debido a varias razones. Mencione estas excepciones y los pasos que se tomarán para abordarlas.

Paso 7: Verifique el valor agregado de cada paso.

Verifique que cada paso enunciado cumpla con estas 3 condiciones: ¿Es necesario? ¿Transforma las entradas?  ¿Está enfocado a satisfacer al cliente? Si algún paso no agrega valor entonces, trate de eliminarlo o minimizarlo.

Paso 8: Agrupe los pasos de acuerdo a su afinidad, en fases o etapas.

Usted debe tratar de hacer un proceso con el menor número de actividades. Así el documento será más claro y breve. Igualmente si se identifican fases o etapas muy largas o complejas es mejor hacer un procedimiento por separado para esa parte.

Paso 9: Identifique o cree las actividades de verificación importantes.

Reúna las actividades de verificación, revisión o control en el Plan de Seguimiento y Medición (controles del proceso). De esta forma usted organiza el flujo del proceso de acuerdo al ciclo PHVA.

Paso 10: Verifique las características esperadas del producto final.

Verifique que cada etapa o actividad del proceso aporte al cumplimiento de las características de calidad del producto o resultado final.

Paso 11: Identifique los subproductos o salidas secundarias.

Cuales otros subproductos o salidas se generan y sus respectivos procesos clientes.

Paso 12: Indicadores de gestión.

Determine los indicadores de resultados del proceso verificando su alineamiento con el objetivo establecido del proceso.

Para documentar los procesos utiliza la siguiente plantilla: clic aquí

Consejos y “trucos” para mejorar la documentación

• Mantenga el documento simple y conciso. Si bien debería ser técnicamente preciso, debería ser fácil de seguir .

• Tenga un plan adecuado para actualizar los documentos cuando el proceso cambie. Asegúrese de revisarlos al menos una vez al año. O asigne un propietario de proceso que pueda hacer revisiones periódicas y notificar a otros sobre los cambios.

• Mantenga la documentación separada para cada proceso diferente para evitar confusiones.

• Cuando documente los procesos por primera vez, evite cubrir toda la organización a la vez. Comience desde un proceso único dentro de un departamento o un proceso importante común a toda la organización.

• Almacene los documentos en una ubicación a la que pueda acceder fácilmente cualquier persona que lo busque.

• Asegúrese de que sea fácil de revisar cuando sea necesario y que la nueva versión se pueda distribuir fácilmente a todos los involucrados.

•  Tenga los documentos almacenados en línea en una ubicación central a través de una herramienta de documentación de procesos. Esto ayudará automáticamente con las dos mejores prácticas mencionadas anteriormente.

• Use ejemplos, gráficos, códigos de colores, capturas de pantalla, múltiples plataformas,etc., según sea necesario.

• Asegúrese de que la documentación del proceso cumpla con los estándares existentes de su organización.

• Agregue marcadores visuales a sus diagramas de flujo de procesos de negocios para distinguir diferentes roles de procesos, líneas de tiempo, etcétera.

• Cree una guía de documentación de procesos, a la que cualquier persona pueda referirse como una plantilla estándar para documentar un proceso.

• Utilice el material documental existente, registros, entrevistas, estudios de caso, diarios de campo del personal del proyecto y el conocimiento de los empleados para recopilar información para la documentación del proceso.

Para documentar los procesos utiliza la siguiente plantilla: clic aquí

Qué hay para ti: Beneficios de la documentación de procesos

• Ayuda a que todos estén en la misma página al proporcionar una vista común de los pasos del proceso . Una visión común es necesaria para la consistencia .

• Cuando existe una documentación clara del proceso los cambios en los procesos se pueden realizar de manera oportuna y directa.

• Ayuda a identificar las condiciones ideales para la colaboración efectiva y el rendimiento .

• Ayuda a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos (incluso en aquellos procedimientos “bien refinados”) que, de lo contrario, podrían pasar desapercibidos.

• Un proceso claramente documentado ahorra tiempo y evita errores al eliminar cualquier confusión y al proporcionar instrucciones claras.

• Disminuye costos y gasto innecesario de recursos .

• Ayuda a mejorar la calidad general de los procesos y la calidad del resultado.

• Ayuda a aumentar la productividad de los empleados, así como la satisfacción .

•  Dado que se registra claramente cómo deben llevarse a cabo los procesos, facilita la externalización del trabajo.

• La documentación de procesos también ayuda a automatizar fácilmente los procesos cuando sea necesario.