Para la gerencia es muy recomendable liderar o participar en la realización del diagnóstico de la empresa con relación a la Norma ISO 9001, ya que asi podrá aportar a la identificación de fortalezas y debilidades de la empresa dado su conocimiento más completo de ella y del entorno del mercado.
En la medida que existan más brechas o falencias va a ser más larga la implementación y probablemente más costosa.
Sinembargo sea como sea, el empresario o gerente deberá tener un diagnóstico que sea confiable y por eso mi recomendación, es que se involucre en la ejecución del mismo.
Para hacer el diagnóstico de cómo esta su empresa con relación a los requisitos que pide ISO 9001 siga los siguientes pasos:
1. Conforme un equipo de personas que conozcan muy bien el funcionamiento de los procesos de la empresa. Para ser ágil con este proceso trate que el equipo sea pequeño, máximo 4 personas. Recuerda que estamos hablando de empresas pequeñas.
2. Deben tener la Norma ISO 9001 a la mano, para ir leyendo cada punto incluyendo las observaciones que se hacen en la misma y que ayudan a la interpretación.
3. Idealmente Usted como líder del proyecto debe conocer los conceptos de Norma y su interpretación. La norma ha redactado los estándares en términos de deberes u obligaciones que las empresas deben cumplir.
4. Defina los procesos que conforman su empresa. Para hacer esto Usted debe agrupar las actividades afines o funciones que apuntan a un solo objetivo.
5. Organice un formulario especial dónde Usted hace la comparación entre los requisitos de la Norma ISO 9001 y los procesos de su empresa. Establezca una escala de calificación como: C (Cumple), P(Parcialmente cumple) y NC (No cumple).
6. Evalue cada punto de la Norma ISO 9001 contra los procesos de su empresa. Haga las observaciones correspondientes de por qué no cumple la empresa en los puntos respectivos. Haz las anotaciones que creas pertinentes para cada proceso. Eso ayuda mucho en el plan de acción.
7. Haga el análisis de las falencias o incumplimientos. Trate de ser muy puntual o específico en lo que esta fallando. Es decir limite el incumplimiento estrictamente a lo requerido por la Norma. Esta es una recomendación muy práctica para evitar que se dilate el proceso. Luego habrá tiempo suficiente para desarrollar proyectos de mejora importantes.
8. Haga el plan de acción. Defina que va a hacer para cerrar los incumplimientos, los responsables y las fechas de entrega de las actividades.
9. Recuerda que el objetivo principal de hacer el diagnóstico es que enfoques más tus recursos en las partes que están debiles y eso debe ser claro en el plan de acción que hagas.
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