¿Cómo Implementar un sistema de calidad ISO 9001?

A continuación presentamos las etapas claves para la implementación exitosa de un sistema de gestión de calidad ISO:9001:2008.

1. Diagnóstico de situación

• Identificación de los procesos

Lo más importante antes de iniciar la implementación  es identificar los procesos más importantes de la empresa y entender como se relacionan unos con otros.

A partir de aquí estableceremos un mapa de procesos que nos guiará durante todo el proceso.

• Identificación de características clave de los procesos

Dentro de cada uno de los procesos deberemos estudiar qué repercusión tiene cada uno de ellos en el cliente e identificar los criterios clave que se deben cumplir.

El conjunto de estas características necesariamente tendrán relación con los requisitos del cliente.

• Identificación de los requisitos del cliente

Un punto clave para es la determinación de “qué es lo que quiere el cliente”, es decir, qué es lo que espera el cliente de la organización. Es fundamental también entender en que parte de los procesos se encuentran las causas que producen efectos en estos requisitos.

De la misma manera, conocer cual es el nivel actual de satisfacción del cliente y de esta manera poder establecer objetivos reales de mejora.

2. Planificación del sistema

La mejor manera de asegurar el éxito de la implementación de un sistema de gestión de calidad, como de cualquier otro proyecto es trabajar sobre una buena planificación. Establecer un plazo objetivo y alcanzable es necesario para que no decaiga el ánimo de la empresa en su camino hacia la certificación de su sistema de gestión de calidad.

Un plazo moderado ayudará a que todos los responsables de la compañía se involucren en la implementación y contribuyan al logro de éste gran objetivo.
En nuestro plan debe aparecer como mínimo las tareas por proceso, responsables,  la realización de las actividades de revisión por la dirección y relacionadas y las auditorias, tanto las internas como las externas.

3. Rediseño de los procesos

• Adaptación a los requisitos del cliente

Una vez planificada la implementación llega el momento de  comenzar poner en marcha el proyecto. Sobre cada uno de los procesos identificados en nuestro mapa de procesos tendremos que establecer mecanismos de control que aseguren que se cumplen los criterios clave que a la postre afectarán a los requisitos y expectativas de los clientes.

Identificar los parámetros clave de cada proceso e implantar cómo se deben controlar y que registros se deben generar.

• Adaptación de los requisitos de ISO 9001:2008

Para todo esto es necesario estudiar que requisitos ISO:9001:2008, afectan a cada proceso. Una matriz de procesos Vs requisitos nos puede ayudar a la identificación.

También el estudio de la norma ISO 9001:2008 y realizar un resumen esquemático de cada uno de los requisitos nos ayudarán a conocer exactamente qué requisitos tiene que cumplir cada proceso.

Realmente los requisitos de ISO 9001:2008 no son tan extraños. Al estudiarlos comprenderemos que tienen mucho sentido si aplicamos el sentido común.

4. Implementación de otros requisitos de ISO 9001

• Implantación de los requisitos de mejora continua

Identificando los requisitos de mejora continua en primer lugar y poniendo en marcha dicho proceso lo antes posible.

Siempre es recomendable, a partir del diagnóstico, establecer objetivos de calidad concretos con una planificación que bien puede ser a través de acciones preventivas o de mejora.

La propia ejecución de esos planes ayudará a la implementación de los ciclos de mejora continua. Si además relacionamos dichos objetivos con indicadores también habremos puesto en marcha un sistema de medición de procesos.

• Implantación de la Revisión por la Dirección

Una vez está todo preparado es el momento de evaluar si el sistema de gestión de calidad es realmente eficaz. Para ello la norma ISO 9001:2008 establece una revisión por la dirección en la cual se analiza la eficacia del sistema para cumplir los requisitos, satisfacer al cliente y mejorar continuamente.

5. Auditoria interna

Antes de afrontar la auditoria de certificación conviene (y es necesario) realizar una auditoria interna del sistema de gestión de calidad.

La norma ISO:9001:2008, prevé que se realicen estas auditorias y establece requisitos para su realización, es fundamental estudiarlos.
En cualquier caso estas auditorias internas tienen dos objetivos:

• Revisión de la eficacia de los procesos. Es decir, que todo lo que hemos planificado en cada uno de ellos se cumple y que además, lo que es más importante, cumplen su función, que no es otra que garantizar que se cumplen los requisitos del cliente.

• Revisión de requisitos de ISO 9001:2008

• Aprovecharemos también para evaluar todos los requisitos de ISO 9001:2008 para estar seguros de que no nos hemos dejado nada sin incluir y que se han realizado todas las actividades.

Recuerda que para superar la certificación es necesario que se hayan realizado todas las actividades del sistema de gestión de calidad. Al menos un número de veces que proporcione confianza de que el sistema de calidad es real y que se mantendrá en el futuro.