El manejo de la documentación es un reto diario, ya que es una de las mayores fuentes de desorden en la empresa.

La documentación implica el manejo de la información crítica de la empresa para la toma de decisiones efectivas y oportunas en todos los procesos.

Por eso es importante que usted, como empresario o gerente, se familiarice con ciertas técnicas para el manejo correcto de la información y de la documentación y así mismo pueda controlar a quienes a diario están en contacto con ella, o sea con todos.

La documentación es una parte necesaria de cualquier sistema de gestión y desde luego para que un sistema de gestión cumpla realmente con sus requisitos.

Muchos críticos de la Norma ISO 9001 dicen que la empresa se “empapela” con la Norma ISO 9001. Pero eso lo que significa realmente es que no se ha hecho un buen trabajo de comprensión e implementación de la Norma ISO 9001.

En términos prácticos usted deberá seguir los siguientes pasos para estructurar la documentación del sistema:

1. Definir los procesos de su empresa. Recuerde que un proceso es un conjunto de actividades que cumplen un objetivo determinado.

2. Definir el diseño o estilo de los formatos o formularios para la documentación de procesos, procedimientos, instructivos y registros.

3. Hacer un inventario de los documentos y registros que tengan actualmente en su empresa, para ser revisados a la luz de los requisitos de la Norma ISO 9001.

  • Clasifique los documentos de acuerdo a los procesos definidos anteriormente.
  • Verifique su utilidad.
  • Recoja los documentos viejos y obsoletos que suelen estar en los puestos de trabajo y delos de baja.
  • Haga un listado final de los documentos y registros que quedan.

4. Organizar los documentos en carpetas físicas o electrónicas, de acuerdo al tipo de documento asi:

  • Los procesos,
  • Los procedimientos de Norma ISO 9001,
  • Los procedimientos propios de su empresa,
  • Los registros,
  • Los documentos externos,
  • Las normas legales.

5. Documentar los procesos. Esto significa escribir los documentos que Usted cree que faltan o que hay que ajustar, según el diagnóstico inicial realizado. También puede:

  • Utilizar documentos pre-diseñados, estos son generalmente procedimientos ISO 9001 y algunos administrativos típicos de cualquier empresa, y ajustarlos a la realidad de la organización.
  • Utilizar algún software para sistematizar la documentación.

Tenga claro que el nivel de amplitud y detalle de la documentación lo define usted y de acuerdo al grado de importancia para el logro de los resultados.

6. La Norma ISO 9001 exige que se controle la información documentada (documentos y registros del sistema). Por lo tanto usted deberá contar con una herramienta para llevar a cabo el control de los documentos y los registros. Comúnmente se trata de un listado en Excel, donde se relacionan cada de los documentos vistos anteriormente o también puede hacerlo a través de un software para tal fin.

7. Hacer un manual del sistema de gestión de calidad. Aunque este ya no es un requisito de la Norma ISO 9001 – 2015 sigue siendo recomendable tener uno. Normalmente este documento se hace al final cuando estén todos los demás documentos necesarios definidos.

El manual de calidad es la descripción de cómo el sistema de gestión de calidad responde a cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001. Nuevamente Usted puede utilizar una plantilla pre-diseñada la cual deberá ajustar cuidadosamente a la realidad de sus procesos.
 

 
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