Documentar un proceso es vital para cualquier sistema de gestión. Sin embargo muchas veces se observan procesos deficientemente documentados. En este articulo doy algunas pautas sobre como hacerlo bien.

Recordemos que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas o resultados.

Hay que tener en cuenta que en un proceso se pueden identificar 5 partes claves, que deben estar muy bien alineadas para que se cumpla con el objetivo de la documentación:

  • El objetivo del proceso,
  • Las actividades,
  • El producto del proceso o resultado final,
  • Los indicadores de gestión,
  • Los controles del proceso.

Para un sistema de calidad son muy importantes estas partes por que aquí se sustenta la eficacia y la mejora continua de los procesos.

  • El levantamiento del proceso se debe realizar con el personal a cargo del mismo.
  • Empiece a describirlo en una “hoja en blanco”. No use por el momento formatos o plantillas pre-diseñadas. Déjelas para el final.
  • El éxito de un proceso documentado, es la síntesis de las actividades que se realizan.

Pasos a seguir:

1. Determine claramente el objetivo del proceso. El “para que” se realizaría ese proceso. Sea concreto, no revuelva la misión, ni la visión, ni los valores de la empresa en el objetivo.

2. Determine el o los productos del proceso, que se espera y en que condiciones será el resultado final.

3. Identifique las entradas claves del proceso y sus respectivos procesos proveedores.

4. Establezca la primera fase como de planificación del proceso.Que recursos requieren ser planificados? personas, maquinas, tiempo?

5. Haga un flujo libre de pasos, puede ser con símbolos o el simple texto.

6. Verifique que cada paso enunciado cumpla con las 3 condiciones: ¿Es necesario? ¿ Transforma las entradas?  ¿Esta enfocado a satisfacer al cliente? Si algún paso no agrega valor entonces, trate de eliminarlo o minimizarlo.

7. Establezca las relaciones y la secuencia de los pasos, con lineas. No se preocupe por armar una red al detalle con todas las opciones posibles, sino por comprender si las actividades apuntan al objetivo. La realidad es mucho mas compleja que un flujograma.

8. Agrupe los pasos de acuerdo a su afinidad, en fases o etapas. Ud. debe tratar de hacer un proceso con el menor número de actividades. Quienes usen dicho documento apreciarán la brevedad y claridad del mismo.

9. Identifique o cree las actividades de verificación importantes. Extraígalas del flujo y reúnalas en el Plan de Seguimiento y Medición (controles del proceso). De esta forma Usted habrá organizado el flujo del proceso de acuerdo al ciclo PHVA. (En la ficha o caracterización del proceso se especifica el plan de seguimiento y medición. Posteriormente ese plan dará paso a las listas de verificación o chequeo del proceso).

10. Verifique que el producto final del proceso corresponda con lo esperado.

11. Identifique los subproductos o salidas secundarias y sus respectivos procesos clientes.

12. Determine los indicadores de resultados del proceso verificando su alineamiento con el objetivo establecido del proceso.

13. Diseñe el formato o la plantilla donde documentará el proceso levantado.

14. Si se identifican fases o etapas muy largas o complejas se sugiere levantar un procedimiento específico para esa parte.

Siga estas instrucciones para lograr un documento que de verdad agregue valor a sus organización.

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