La lista de chequeo es una de las herramientas mas efectivas para el control de los procesos. Aprenda aquí las bases para controlar cualquier tipo de actividad o proceso.
El objetivo principal de una lista de chequeo de procesos es asegurar el cumplimiento de las actividades de los procesos de manera sistemática y de las características cualitativas y cuantitativas que afectan la calidad del resultado final o salidas del proceso.
Lo cual significa que lo más adecuado es que la lista de chequeo se deba originar en la caracterización del proceso y/o en el respectivo plan de seguimiento y medición. Ver el artículo Cómo documentar un proceso.
No hacerlo así implica que no se esta enfocando en el objetivo del proceso y en el control de las características claves que conllevan a su cumplimiento.
Beneficios de llevar una buena lista de chequeo:
🔵 Deja trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones requeridas.
🔵 Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.
🔵 No se apega a la memoria de las personas, generando sistematicidad en la realización de las actividades.
🔵 Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.
Procedimiento:
Paso 1: Haga la lista de actividades o tareas a verificar según la secuencia del proceso.
Paso 2: Determine qué atributos (lo cualitativo) y variables (lo cuantitativo) de cada actividad se deben verificar. Indague a las personas que realizan la actividad, cuales son las fallas más frecuentes que se les presentan.
Paso 3: Del paso anterior determine la importancia o impacto de cada atributo y variable en el resultado final. Califique la importancia de 1 a 5.
Paso 4: Solo aplique la supervisión a las variables o atributos con calificación 4 y 5.
Paso 5: Defina la frecuencia de verificación: Mensual, Quincenal, Semanal, Diaria. Y la hora en que se realizará la verificación. La frecuencia de verificación se establece con base en la importancia calificada en cada actividad. Algo muy importante deberá ser más frecuentemente verificado.
Paso 6: Previamente es posible que requiera determinar un tamaño de muestra o número de lotes para aplicar la verificación. Por ejemplo en un ambiente de salud, es necesario verificar la calidad de las historias clínicas de los pacientes; como en un día se pueden diligenciar cientos de historias clínicas, es entonces necesario definir el tamaño de muestra para que sea viable verificar las variables o atributos críticos y tener un resultado estadísticamente válido.
Paso 7: Defina quien realizará la verificación. Si es un proceso largo, trate de distribuir las responsabilidades de verificación entre todas las personas que participan, de tal manera que se enfoquen en unos pocos atributos o variables a controlar. Así es más facil realizar la verificación.
Paso 8: Diseñe el formato de verificación. Dependiendo del volumen de información recopilada se pueden requerir formatos individuales para cada frecuencia de verificación.
Paso 9: Todos las listas de chequeo deben ser controladas como registros del sistema de calidad. La lista de chequeo la puede aplicar quien realice las actividades como una forma de autocontrol, o una persona del mismo nivel de cargo o una persona de un cargo superior que tenga la competencia o conozca bien las actividades.
Tenga en cuenta que las listas de chequeo son registros, evidencias de como se estan realizando las actividades de un proceso. Por eso muchos de los puntos anteriormente expuestos deben ser definidos previa y ampliamente en el plan de seguimiento y medición que es el documento donde se dice cómo se van a hacer las verificaciones de manera sistemática.
Espero que este artículo haya sido de utilidad para usted.
Tengo 15 items a evaluar como le califico a cada uno y con q valor para el resultado ffinal no entiendo.lo necesito par calirar adherencia a guias
Una recomendación, cuando se trata de listas de chequeo de parámetros cuantitativos, se debe presentar el rango aceptable de cada parámetro, de acuerdo a los estandares definidos en los procedimientos o normas que aplican al proceso. Esto con el fin de que el verificador no dude en establecer el nivel de cumplimiento del parámetro, al momento de realizar las mediciones en la lista de chequeo.
Exacto Jorge, muchas gracias por tu aporte.
Don Fernando, buenas tardes,usted habla de un modelo de lista de cheque pero como puedo ver dicho modelo?
gracias por su colaboracion,
Cordialmente,
Augusto Toro
Buenas tardes Don Fernando,todos sus temas y teleseminarios han sido de gran ayuda para mi, porque he aprendido mucho sobre los temas y los he puesto empractica en la empresa.
Me gustaria volver a ver sus teleseminarios para aprender mucho mas.
Lo felicito por tan excelente ayuda que nos da en cada tema.
Cordialmente,
Augusto Toro
Las listas de cheque son tan importantes que las podemos aplicar en nuestras actividades personales.
Gracias
Excelente la información y su gran ayuda,la información muy viable para establecer los procedimientos,simplifica mucho la forma como se trataba el tema antes,sobre todo su forma clara,precisa y resumida.Seria interesante de enumerar Calidad 1,Calidad 2,…. de modo conforme uno va adquiriendo mas reforzamiento,destreza,habilidad para las implementaciones,muchisimas gracias por compartir estos valiosísimos conocimientos,Ing. Fernando Alzate.Un abrazo.Esteban Martin de Lima-Perú
Doctor Alzate. Buenos días. Muy bueno el aporte suyo con ésta herramienta. ¿ Qué sucede cuando en la lista se encuentra un NO OK ?.Es ésta una herramienta de control proactivo ó reactiv?. Lo otro es si estaremos recibiendo contextos de otras herramientas de control de proceso.
Estoy muy interesado en Articulos y/o documentación sobre Indicadores de Gestión y de BSC,
Mil gracias.
Atte: Urbano Piña V.