Las listas de chequeo son una de las herramientas más efectivas para el control de los procesos. Aprender a utilizarlas correctamente es esencial para asegurar la consistencia y calidad en cualquier tipo de actividad o proceso.
¿Qué es una Lista de Chequeo?
Una lista de chequeo es un documento que detalla las actividades o tareas que deben ser verificadas para garantizar que un proceso se lleva a cabo de manera sistemática. Su objetivo principal es asegurar que todas las características cualitativas y cuantitativas que afectan la calidad del resultado final sean controladas adecuadamente. Esto implica que la lista de chequeo debe estar alineada con la caracterización del proceso y el plan de seguimiento y medición. De lo contrario, podría no estar enfocada en los objetivos clave del proceso y en el control de las características claves y críticas para su cumplimiento.
Ver el artículo Cómo documentar un proceso.
Beneficios de Utilizar Listas de Chequeo
El uso de listas de chequeo en los procesos ofrece múltiples beneficios:
- Trazabilidad: Proveen un registro detallado de las actividades realizadas, facilitando evaluaciones y auditorías posteriores.
- Enfoque en Aspectos Críticos: Se concentran en las partes del proceso que tienen un impacto significativo en los resultados finales, ayudando a prevenir problemas antes de que ocurran.
- Reducción de Errores Humanos: Al no depender de la memoria de las personas, garantizan que las actividades se realicen de manera consistente y sistemática.
- Secuencia Ordenada: Aseguran que las tareas se ejecuten en el orden correcto, evitando omisiones y mejorando la eficiencia operativa.
Procedimiento para Crear una Lista de Chequeo Eficaz
A continuación, se detallan los pasos para crear una lista de chequeo que realmente controle y mejore los procesos:
Paso 1: Identificación de Actividades o Tareas
Haga una lista de las actividades o tareas que necesitan ser verificadas, siguiendo la secuencia del proceso.
Paso 2: Determinación de Atributos y Variables
Identifique qué atributos cualitativos y variables cuantitativas deben ser verificados en cada actividad. Consulte a las personas que realizan las tareas para descubrir las fallas más comunes.
Paso 3: Evaluación de Impacto
Determine la importancia o el impacto de cada atributo y variable en el resultado final. Asigne una calificación de 1 a 5 para cada uno.
Paso 4: Foco en los Elementos Críticos
Enfoque la supervisión solo en las variables o atributos que hayan recibido una calificación de 4 o 5, ya que estos son los más críticos para el éxito del proceso.
Paso 5: Frecuencia de Verificación
Establezca la frecuencia con la que cada actividad será verificada (mensual, quincenal, semanal, diaria) y el momento del día en que se realizará. Las actividades más importantes requieren verificaciones más frecuentes.
Paso 6: Tamaño de Muestra
Si es necesario, determine el tamaño de muestra o el número de lotes que se verificarán. Por ejemplo, en el sector salud, es crucial verificar la calidad de las historias clínicas; dado que se generan cientos diariamente, es esencial definir un tamaño de muestra adecuado para obtener resultados válidos.
Paso 7: Asignación de Responsabilidades
Decida quién realizará la verificación. En procesos largos, es recomendable distribuir las responsabilidades entre varios participantes, enfocándose cada uno en algunos atributos o variables específicos para facilitar la verificación.
Paso 8: Diseño del Formato de Verificación
Cree un formato de verificación adecuado. Dependiendo del volumen de información recopilada, podría ser necesario diseñar formatos individuales para cada frecuencia de verificación.
Paso 9: Control de Registros
Asegúrese de que todas las listas de chequeo se controlen como registros del sistema de calidad. Pueden ser completadas por quienes realizan las actividades como una forma de autocontrol, por compañeros de trabajo, o por un superior con la competencia adecuada.
Importancia de la Lista de Chequeo como Registro
Recuerde que las listas de chequeo no son solo herramientas de verificación, sino también registros que evidencian cómo se están llevando a cabo las actividades dentro de un proceso. Por este motivo, muchos de los aspectos mencionados anteriormente deben ser definidos de manera completa en el plan de seguimiento y medición, asegurando que las verificaciones se realicen de forma sistemática y efectiva.
Espero que este artículo haya sido de utilidad para usted.
Tengo 15 items a evaluar como le califico a cada uno y con q valor para el resultado ffinal no entiendo.lo necesito par calirar adherencia a guias
Una recomendación, cuando se trata de listas de chequeo de parámetros cuantitativos, se debe presentar el rango aceptable de cada parámetro, de acuerdo a los estandares definidos en los procedimientos o normas que aplican al proceso. Esto con el fin de que el verificador no dude en establecer el nivel de cumplimiento del parámetro, al momento de realizar las mediciones en la lista de chequeo.
Exacto Jorge, muchas gracias por tu aporte.
Don Fernando, buenas tardes,usted habla de un modelo de lista de cheque pero como puedo ver dicho modelo?
gracias por su colaboracion,
Cordialmente,
Augusto Toro
Buenas tardes Don Fernando,todos sus temas y teleseminarios han sido de gran ayuda para mi, porque he aprendido mucho sobre los temas y los he puesto empractica en la empresa.
Me gustaria volver a ver sus teleseminarios para aprender mucho mas.
Lo felicito por tan excelente ayuda que nos da en cada tema.
Cordialmente,
Augusto Toro
Las listas de cheque son tan importantes que las podemos aplicar en nuestras actividades personales.
Gracias
Excelente la información y su gran ayuda,la información muy viable para establecer los procedimientos,simplifica mucho la forma como se trataba el tema antes,sobre todo su forma clara,precisa y resumida.Seria interesante de enumerar Calidad 1,Calidad 2,…. de modo conforme uno va adquiriendo mas reforzamiento,destreza,habilidad para las implementaciones,muchisimas gracias por compartir estos valiosísimos conocimientos,Ing. Fernando Alzate.Un abrazo.Esteban Martin de Lima-Perú
Doctor Alzate. Buenos días. Muy bueno el aporte suyo con ésta herramienta. ¿ Qué sucede cuando en la lista se encuentra un NO OK ?.Es ésta una herramienta de control proactivo ó reactiv?. Lo otro es si estaremos recibiendo contextos de otras herramientas de control de proceso.
Estoy muy interesado en Articulos y/o documentación sobre Indicadores de Gestión y de BSC,
Mil gracias.
Atte: Urbano Piña V.